Serwis Pracodawców i Przedsiębiorców Ekspert

Ustalanie zatrudnienia przy rozliczeniach z PFRON. Artykuł POPON w Gazecie Podatkowej

Pracodawcy na potrzeby sprawozdawczości oraz rozliczeń z PFRON zobowiązani są do ustalania miesięcznych stanów zatrudnienia oraz obliczania wskaźników zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Zasady ustalania stanów zatrudnienia i wskaźników zatrudnienia osób niepełnosprawnych regulują przepisy art. 2a oraz art. 21 ust. 1 i 5 ustawy o rehabilitacji.

Obliczeń dotyczących stanów zatrudnienia muszą dokonać między innymi pracodawcy:

• sporządzający informację miesięczną o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (INF-1),
• dokonujący wpłat na PFRON (deklaracje Dek-I-0, Dek-I-a, Dek-I-b, Dek-II-a), - wnioskujący o dofinansowanie do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych (wniosek Wn-D),
• wystawiający informację o kwocie obniżenia wpłaty na PFRON (INF-U).

Wlicza się tylko pracowników

Pracodawca ustając ogólny stan zatrudnienia dla celów rozliczeń z PFRON uwzględnia wszystkich zatrudnionych w swoim zakładzie pracowników, zarówno osoby pełnosprawne, jak i niepełnosprawne. Przez pojęcie pracownika należy rozumieć, zgodnie z art. 2 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917), osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Oznacza to, że w stanach zatrudnienia nie uwzględnia się np. osób pracujących w zakładzie na podstawie umowy zlecenia lub wykonujących umowę o dzieło.

W przypadku ZPChr do ogólnego stanu zatrudnienia zalicza się także osoby niepełnosprawne wykonujące pracę nakładczą. Regulują to przepisy art. 28 ust. 3, 4 1 5 ustawy o rehabilitacji, zgodnie z którymi do pracowników w zakładzie pracy chronionej zalicza się także osoby niepełnosprawne wykonujące pracę nakładczą, jeżeli ich wynagrodzenie zostało ustalone co najmniej w wysokości:

1. najniższego wynagrodzenia-w stosunku do wykonawców, dla których praca nakładcza stanowi jedyne źródło utrzymania,
2. połowy najniższego wynagrodzenia - w stosunku do pozostałych wykonawców.

Wymiar czasu pracy zatrudnionych wykonawców pracy nakładczej ustala się jako iloraz wysokości ustalonego wynagrodzenia i najniższego wynagrodzenia, a maksymalny wymiar czasu pracy ustalony na podstawie art. 28 ust. 4 nie może przekraczać jednego etatu.

Zaliczanie do niepełnosprawnych

Dla wielu pracodawców bardzo dużym problemem jest prawidłowe ustalenie daty, od której zalicza się osobę niepełnosprawną do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Zasady zaliczania osób niepełnosprawnych do stanu zatrudnienia reguluje art. 2a ustawy o rehabilitacji. W przypadku pierwszego orzeczenia o niepełnosprawności, zgodnie z art. 2a ust. 1, osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych począwszy od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność. Gdy osoba niepełnosprawna przedstawi pracodawcy kolejne orzeczenie o niepełnosprawności, to wlicza się ją do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych zgodnie z art. 2a ust. 3 i 4 ustawy o rehabilitacji:

• począwszy od dnia złożenia wniosku o wydanie orzeczenia, jeżeli z orzeczenia wynika, że w tym okresie osoba ta była niepełnosprawna, a wniosek o wydanie orzeczenia został złożony nie później niż w dniu następującym po dniu, w którym upłynął termin ważności poprzedniego orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność,
• bez względu na datę złożenia wniosku o wydanie kolejnego orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność - w okresie do 3 miesięcy poprzedzających dzień przedstawienia pracodawcy kolejnego orzeczenia, jeżeli z treści tego orzeczenia wynika, że w tym okresie osoba ta była niepełnosprawna.

Szczególną uwagę na przepis art. 2a ust. 4 ustawy o rehabilitacji powinni zwrócić pracodawcy zatrudniający osoby niepełnosprawne, u których występują tzw. schorzenia szczególne (specjalne), jeżeli korzystają oni na podstawie art. 26a ust. Ib ustawy o rehabilitacji z podwyższonego dofinansowania do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych lub na podstawie art. 21 ust. 7 ustawy o rehabilitacji z możliwości obniżenia ustawowego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych. W obu przypadkach pracodawcy muszą pamiętać, iż zgodnie z art. 2a ust. 4 ustawy o rehabilitacji osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych ze schorzeniami szczególnymi, o których mowa w art. 26a ust. Ib, lub schorzeniami określonymi na podstawie art. 21 ust. 7 ustawy o rehabilitacji od dnia przedstawienia pracodawcy dokumentów potwierdzających wystąpienie u pracownika tych schorzeń.

Ustalanie stanów zatrudnienia

Ustalając stany zatrudnienia pracowników, w tym ogólny stan zatrudnienia i stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych pracodawca kieruje się zapisami art. 21 ust. 1 i 5 ustawy o rehabilitacji. Oznacza to, że pracodawca stosuje wyłączenia zawarte w tym przepisie i nie wlicza do stanu zatrudnienia:

• osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych,
• osób niebędących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych:
  • na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
  • przebywających na urlopie rodzicielskim,
  • przebywających na urlopach wychowawczych,
  • nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
  • będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,
  • nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,
  • przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.

Pracodawca, ustalając stan zatrudnienia ogółem oraz stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych, powinien pamiętać o stosowaniu powyższych zasad i dokonywać analizy sytuacji pracownika na każdy dzień pozostawania w zatrudnieniu. Należy także pamiętać o zasadach obliczania stanu przeciętnego zatrudnienia. Przy wyliczaniu stanu zatrudnienia stosuje się metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu, tzn. trzeba zsumować stany zatrudnienia z każdego dnia w miesiącu, łącznie z niedzielami, świętami i dniami wolnymi od pracy. Dla dni wolnych od pracy przyjmuje się stan zatrudnienia z dnia poprzedniego lub następnego - jeżeli miesiąc rozpoczyna się takim dniem. Uzyskany wynik trzeba podzielić przez ilość dni w miesiącu. Wynik obliczeń podaje się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosując zaokrąglenie w dół, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 0 do 4 albo w górę, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 5 do 9.

Przepisy unijne

Nie można mylić stanu zatrudnienia oraz wskaźników zatrudnienia osób niepełnosprawnych, ustalanych na podstawie art. 2a i 21 ust. 1 i 5 ustawy o rehabilitacji, z „bieżącym stanem zatrudnienia w okresie sprawozdawczym" ustalanym wyłącznie na potrzeby sporządzania wniosku Wn-D (pozycje 39 i 40) i wykazania efektu zachęty. Zasady jego ustalania reguluje art. 2 pkt 32 rozporządzenia Komisji nr 651/2014/UE z dnia 17 czerwca 2014 r., uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu oraz art. 3 i 5 załącznika nr 1 do tego rozporządzenia.

Podstawa prawa

Ustawa z dnia 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 511)

Autor: Adam Hadław Polska Organizacja Pracodawców Osób Niepełnosprawnych

Źródło: Gazeta Podatkowa