Artykuły i porady
Opis wydatków finansowanych z ZFRON. Artykuł POPON w Gazecie Podatkowej
Wykorzystując środki zgromadzone w części ogólnej ZFRON w zakresie stanowiska pracy, pracodawca musi wydatkować je w sposób celowy i oszczędny z uwzględnieniem optymalnego doboru metod i środków realizacji w stosunku do zakładanych efektów. Kontrola podatkowa, która weryfikuje gospodarowanie funduszem, Jak również PFRON w postępowaniu pokontrolnym, oceniając zasadność wydatku, w pierwszej kolejności będą kierowały się Informacjami zamieszczonymi na zgromadzonych dowodach. Są nimi przede wszystkim faktury potwierdzające wydatek oraz powiązane z nimi oświadczenia.
Praktyka wskazuje, że na etapie kontroli organ kontrolujący nie wnosi o wyjaśnienie poszczególnych wydatków. Natomiast PFRON, na podstawie otrzymanego protokołu, zwykle uznaje za zasadne te wydatki z ZFRON, które w protokole zostały opisane jednoznacznie jako zasadne. W konsekwencji, nieopisane wydatki uznaje za niecelowe. Prowadzi to do wszczęcia postępowania podatkowego, w którym przedsiębiorca dowodzić musi, że zostały one dokonane zgodnie z prawem, co na tym etapie okazuje się trudne. Dla uniknięcia problemów warto więc do faktur kosztowych, pokrywanych z funduszu rehabilitacyjnego, załączyć informacje o celowości, efektywności i oszczędności wydatku oraz pomocy de minimis.
Celowość dokonywanego wydatku
Z puli ogólnej ZFRON finansować można jedynie wyposażenie oraz dostosowanie otoczenia do potrzeb osób niepełnosprawnych. Niedopuszczone do finansowania są więc koszty materiałów eksploatacyjnych czy produktów handlowych. Odwołując się do prawa podatkowego, jako wyposażenie traktować należy wszelkie rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością. Ich cechą jest stałe przeznaczenie do wykonywania działalności, a nie sprzedaży, a także niepodleganie przetworzeniu. Wyposażeniem jest sprzęt biurowy, meble biurowe, maszyny i urządzenia, ale także narzędzia i inne sprzęty. Dostosowanie otoczenia jest realizowane przez roboty budowlane, czyli prace związane z postawieniem lub przebudową obiektu budowlanego ujętego w ewidencji zakładu, a w tym zakup materiałów do jego wytworzenia. Chodzi tu zarówno o czynności związane ze stawianiem konstrukcji budynku, budowli lub obiektu małej architektury, jak i ich przebudowaniem czy zburzeniem. Robotami budowlanymi będzie między innymi ocieplenie budynku, przebudowa drzwi, remont posadzki, budowa podjazdu, czy naprawa dachu.
Opis wydatku powinien więc wskazywać na stanowisko, którego dotyczy, oraz osobę niepełnosprawną, która jest na nim zatrudniona. Warto również powołać się na zapisy rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1023) ze wskazaniem konkretnego przepisu. W przypadku zakupu i naprawy maszyn i urządzeń będzie to § 2 ust. 1 pkt 1 lit. a). Gdy wyposażenie wyłącznie służy dostosowaniu stanowiska pracy, a nie wykonywaniu pracy- § 2 ust. 1 pkt 1 lit. c). Jeśli natomiast wydatek dotyczy robót budowlanych, oprócz przepisu § 2 ust. 1 pkt 1 lit. b), zasadne jest wykazanie, jakiego pomieszczenia wydatek dotyczy i w jakim udziale środków własnych wydatek został sfinansowany.
Oszczędność i efektywność
Pracodawca dokonując wydatku powinien zbadać, czy nie osiągnąłby tych samych efektów przy zastosowaniu niższych nakładów. Musi również rozważyć, czy przy zastosowaniu tych samych nakładów nie jest możliwe osiągnięcie lepszych efektów, w przypadku wyboru innych metod realizacji. Wymóg ten często jest ignorowany przez pracodawców, w procesie podejmowania decyzji o wyborze metody wyposażenia lub dostosowania stanowiska pracy. Tym samym jest to częsta przyczyna, dla której wydatki z ZFRON są kwestionowane w procesie wydawania zaświadczeń de minimis lub w decyzjach wydawanych przez PFRON po przeprowadzonych kontrolach wydatkowania środków funduszu.
Przy badaniu tego zagadnienia nie chodzi o to, by każdy wydatek uwierzytelniony był dokumentacją przetargową lub konkurencyjnymi ofertami. Zasadniczo chodzi o racjonalną i realną analizę, przed podjęciem decyzji o wydatkowaniu. Opisując fakturę, w przypadku większych wydatków warto wskazać, jakie ceny określonej usługi lub towaru oferowała konkurencja. W przypadku wyboru oferty droższej, zasadne jest podanie przyczyny, dla których wydatek ten został zamówiony u tego właśnie oferenta.
Pomoc de minimis
Wyposażenie stanowiska lub dostosowanie jego otoczenia do potrzeb wynikających z niepełnosprawności zatrudnionych pracowników jest obowiązkiem pracodawcy. Jeśli uzyskuje on środki na jego sfinansowanie, powoduje to u niego przysporzenie majątkowe. Przysporzenie to stanowi pomoc de minimis, której wymiar, w ciągu trzech lat podatkowych, ograniczonyjest do limitu 200 tysięcy euro. Fakt ten nakłada na pracodawcę obowiązek wystąpienia, w ciągu 30 dni od dnia, w którym dokonano zapłaty, o zaświadczenie de minimis.
Istnieje jednak wiele okoliczności, w których wydatek nie będzie stanowił pomocy de minimis, a tym samym nie zaistnieje obowiązek wystąpienia o zaświadczenie. Przykładowo będzie to miało miejsce, gdy pracodawca wydatkuje środki pochodzące z odsetek naliczonych na rachunku ZFRON.
Zasadne jest wykazanie w opisie faktury, czy w odniesieniu do wydatku uzyskano zaświadczenie de minimis. W przypadku gdy w odniesieniu do wydatku brak jest zaświadczenia, wskazać należy powód, dla którego zaświadczenie to nie zostało wydane.
Właściwy opis wydatku na fakturze lub rachunku potwierdzającego dokonanie wydatku nie jest wymogiem prawnym. Jego brak w żadnym przypadku nie będzie sankcjonowany przez organy kontrolujące. Jednak doświadczenie wielu kontroli, jakie przeprowadzono u pracodawców prowadzących zakłady pracy chronionej, wskazuje na zasadność stosowania tego rozwiązania.
W sytuacji niezgodnego z przepisami wydatkowania środków ZFRON pracodawca ponosi sankcje finansowe.
Paweł Czapliński
Polska Organizacja Pracodawców Osób Niepełnosprawnych
Źródło: Gazeta Podatkowa