Serwis Pracodawców i Przedsiębiorców Ekspert

Najważniejsze zmiany w zatrudnianiu osób niepełnosprawnych

Od 1 lipca 2016 r. pracodawcy zatrudniający osoby niepełnosprawne w inny sposób korzystają z ulg we wpłatach na PFRON. Ponadto mają też obowiązek udokumentowania fakturą zakupu produkcji lub usługi, regulowania płatności w terminie i udokumentowania kwoty obniżenia. Nowością są również kary finansowe w przypadkach nieprawidłowości. Na co jeszcze firmy powinny zwrócić uwagę?

1 lipca 2016 r. weszła w życie ustawa z 25 września 2015 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. poz. 1886). Wprowadziła ona liczne modyfikacje w dotychczas obowiązujących przepisach.

Wskaźnik uprawniający do udzielania ulg - schorzenia szczególne

Obowiązkowe wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) ulegają obniżeniu z tytułu zakupu usługi (z wyłączeniem handlu) lub produkcji pracodawcy (tzw. sprzedający) zatrudniającego co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i osiągającego wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych będących:

1. osobami niepełnosprawnymi zaliczonymi do znacznego stopnia niepełnosprawności lub
2. osobami niewidomymi, psychicznie chorymi, upośledzonymi umysłowo lub osobami z całościowymi zaburzeniami rozwojowymi bądź epilepsją - zaliczonymi do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności 
   - w wysokości co najmniej 30 proc.

Od 1 lipca 2016 r. zaczną obowiązywać zmienione przepisy w tym zakresie. Przede wszystkim postanowiono dookreślić sposób dokumentowania szczególnych schorzeń dla celów ustalania struktury zatrudnienia uprawniającej do wystawiania ulgi. Wystąpienie upośledzenia umysłowego, choroby psychicznej, epilepsji lub całościowych zaburzeń rozwojowych będzie dokumentowane tylko orzeczeniem, a w przypadku osób niewidomych - również w inny sposób (tj. zaświadczeniem lekarza specjalisty).

Przykład

Pracodawca chce wystawiać ulgi we wpłatach na PFRON. Zatrudnia on 70 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, w tym 40 osób to niepełnosprawni z umiarkowanym stopniem. Pracownicy ci legitymują się zaświadczeniami lekarzy specjalistów, potwierdzających poszczególne schorzenia: upośledzenie umysłowe, epilepsję, choroby psychiczne. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że od 1 lipca 2016 r., aby móc wystawiać ulgi we wpłatach na PFRON, wskazane schorzenia szczególne (upośledzenie umysłowe - 01-U, choroby psychiczne - 02-P, epilepsja - 06-E, całościowe zaburzenia rozwojowe - 12-C) powinny wynikać z orzeczenia o stopniu niepełnosprawności. Jedynie osoby z chorobą narządu wzroku (04-0) z umiarkowanym lub znacznym stopniem (tzw, niewidomi) mogą posługiwać się zaświadczeniem lekarza okulisty w celu potwierdzenia posiadanego schorzenia.

Określenie terminu wystawienia informacji o uldze

Nowe przepisy wprowadzają także obowiązek udokumentowania fakturą zakupu produkcji lub usługi od pracodawców uprawnionych do wystawiania informacji o kwocie obniżenia (wcześniej nie było to wprost określone). Ponadto warunkiem skorzystania z obniżenia wpłat na PFRON jest uregulowanie płatności w terminie i udokumentowanie kwoty obniżenia przez nabywcę. Doprecyzowano też termin wystawienia informacji o kwocie ulgi - niezwłocznie, jednak nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup. Niezachowanie tego terminu dla sprzedającego będzie skutkowało obowiązkiem wpłaty kary na Fundusz, a dla nabywcy - brakiem możliwości skorzystania z ulgi z tytułu danego zakupu.

Przykład

Pracodawca zapłacił za usługę wykonaną przez podmiot udzielający ulgi w terminie określonym na fakturze - w dniu 15 sierpnia 2016 r.

Pracodawca ten nie będzie mógł jednak skorzystać z przysługującej mu ulgi, jeżeli przedsiębiorca udzielający ulgę wystawi nieterminowo informację o jej wysokości - czyli nie wystawi jej do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup, czyli do końca września 2016 r.

Nowe obowiązki dla sprzedającego

Ustawa określiła ponadto obowiązki sprzedającego w zakresie prowadzenia ewidencji wystawionych informacji o wysokości udzielonych ulg. Niewywiązanie się z tego obowiązku będzie skutkowało obowiązkiem wpłat na Fundusz. Wprowadzono także obowiązek sprawozdawczy dla pracodawcy wystawiającego ulgę. Sprzedający powinien przekazywać do PFRON-u informacje miesięczne o informacjach o kwocie obniżenia - w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystawił informacje o kwocie obniżenia. Niewywiązanie się z tego obowiązku będzie skutkowało obowiązkiem wpłaty kary na Fundusz.

Przykład

Jeżeli pracodawca - uprawniony do udzielania ulg we wpłatach na PFRON - wystawi informację o kwocie udzielonej ulgi dla dokonującego wpłaty na Fundusz w dniu 23 lipca 2016 r., to do dnia 20 sierpnia 2016 r. będzie obowiązany przesłać do PFRON-u stosowną informację miesięczną o informacjach o kwocie obniżenia, na określonym druku.

Ograniczenie kwoty ulgi do wykorzystania przez nabywcę

Bardzo ważna zmiana, która zaczęła obowiązywać 1 lipca 2016 r., dotyczy modyfikacji wysokości wykorzystania ulgi na PFRON przez nabywcę do maksymalnie 50 proc. wysokości wpłaty, do której jest on obowiązany w danym miesiącu (art. 22 ustawy z 27 sierpnia 1997 r.,t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721). Przed zmianami pracodawca mógł obniżyć składkę na PFRON do wysokości 80 proc. wpłaty na Fundusz.

Przykład

Wpłata na PFRON wynosi w danym miesiącu np. 2000 zł, a uzyskana ulga 1500 zł, to pracodawca od 1 lipca 2016 r. może wykorzystać w danym miesiącu z ulgi tylko 1000 zł, gdyż kwota ta stanowi 50 proc. wpłaty na Fundusz. Kwota 500 zł przechodzi na kolejny miesiąc.

Postanowiono także skrócić okres wykorzystania ulgi przez wpłacającego na PFRON z 12 do sześciu miesięcy.

Przykład

Jeżeli miesięczna wpłata pracodawcy na PFRON to np. 2000 zł, a uzyskana ulga 1500 zł, to pracodawca od 1 lipca 2016 r. może wykorzystać w danym miesiącu z ulgi tylko 1000 zł. Oznacza to, że pozostałą kwotę ulgi, czyli 500 zł, pracodawca może wykorzystać w ciągu kolejnych sześciu miesięcy.

Kary finansowe za nieprawidłowości przy wystawianiu ulg

Wprowadzono także kary finansowe w przypadkach, w których doszłoby do nieprawidłowości w wystawianiu ulg, np. przez podmiot nieuprawniony, wskutek opóźnień w wystawianiu informacji o wysokości ulg oraz podania w informacji danych niezgodnych ze stanem faktycznym (w tym nieprawidłowo obliczonej kwoty ulgi), a także w przypadkach niewywiązania się z nowych obowiązków (prowadzenie ewidencji informacji o wysokości obniżenia wpłat, terminowe wystawienie informacji).

Przykład

Jeżeli podczas kontroli PFRON-u lub postępowania sprawdzającego u pracodawcy udzielającego ulg okaże się, że w prowadzonej ewidencji lub w informacjach sprawozdawczych przesyłanych do Funduszu nie zostały zawarte wszystkie dane dotyczące wystawionych kwot ulg, pracodawca będzie miał obowiązek dokonać wpłaty na PFRON w wysokości 5 proc. sumy kwot obniżenia, które nie zostały wykazane.

Przykład

Jeśli pracodawca udzielający ulgi naruszył termin dotyczący wystawienia informacji o kwocie ulgi (niezwłocznie, nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup), będzie on zobowiązany do wpłaty na PFRON w wysokości 10 proc. kwoty obniżenia wykazanej w nieterminowo wysłanej informacji.

Przykład

Jeżeli podczas kontroli PFRON-u lub postępowania sprawdzającego u pracodawcy udzielającego ulg okaże się, że pracodawca, który je udzielał, nie zatrudniał 25 pracowników w przeliczeniu na etaty lub nie legitymował się 30 proc. wskaźnikiem zatrudnienia osób niepełnosprawnych ze znacznym lub umiarkowanym stopniem (tylko ze schorzeniami wskazanymi w orzeczeniu), będzie on zmuszony dokonać wpłaty na PFRON w wysokości 30 proc. kwoty obniżenia wykazanej w każdej informacji sprawozdawczej, do której wystawienia nie był uprawniony.

Dofinansowanie na tzw. starego pracownika

Zgodnie z dotychczasową praktyką (1 stycznia 2009 r. - 30 czerwca 2016 r.) na pracownika, który w trakcie zatrudnienia - bez względu na datę zatrudnienia - przedstawił pracodawcy orzeczenie potwierdzające niepełnosprawność (tzw. stary pracownik), nie dało się wykazać efektu zachęty. Efekt zachęty musiał być spełniony w momencie zatrudnienia, a nie w momencie np. przedstawienia orzeczenia o niepełnosprawności. Skoro pracownik w momencie zatrudnienia był osobą pełnosprawną, efektu zachęty nie można było wykazać. W związku z tym dofinansowanie do wynagrodzenia takiego pracownika nie należało się.

Przykład

Pracownik został zatrudniony w przedsiębiorstwie 1 marca 2015 r. Przedstawił on orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności 15 maja 2015 r. Na podstawie obowiązujących w tym okresie przepisów nie jest możliwe wyliczenie efektu zachęty metodą ilościową i jakościową na pracownika, który przedstawił orzeczenie o niepełnosprawności w trakcie zatrudnienia.

Pamiętaj!

Za okres od 1 stycznia 2009 r. do 30 czerwca 2016 r. pracodawcy muszą wstrzymać się z wnioskami o dofinansowanie na pracowników, którzy uzyskali niepełnosprawność w trakcie zatrudnienia. Mimo korzystnych wytycznych w tym zakresie (Komisja Europejska, UOKiK) pracodawcy we wskazanym okresie nie otrzymają dofinansowania na tzw. starych pracowników, gdyż nie mogą wykazać na nich efektu zachęty. Taka możliwość pojawi się jedynie w przypadku, gdy np. rozwiążą umowę o pracę z tym pracownikiem i ponownie go zatrudnią, biorąc pod uwagę przerwę w zatrudnieniu (co najmniej jeden dzień). Wtedy będą mogli na zasadach ogólnych wykazać efekt zachęty, gdyż ponownie zatrudniony pracownik będzie „nowo zatrudnionym" pracownikiem niepełnosprawnym.

Od 1 lipca 2016 r. zacznie obowiązywać przepis, który umożliwi pracodawcom uzyskanie dofinansowania do wynagrodzeń na pracowników niepełnosprawnych, którzy uzyskali orzeczenie w trakcie zatrudnienia. Wskazuje on na odstąpienie od wykazywania efektu zachęty (wzrostu netto zatrudnienia ogółem) w przypadku, gdy niepełnosprawność pracownika powstała w trakcie zatrudnienia u pracodawcy ubiegającego się o miesięczne dofinansowanie. Przepis ten znajdzie swoje zastosowanie do dofinansowania należnego za okresy przypadające począwszy od lipca 2016 r.

Przykład

Jeżeli zatrudniony pracownik przedstawi pracodawcy pierwsze orzeczenie o stopniu niepełnosprawności np. 5 lipca 2016 r., wtedy to znajdzie już zastosowanie nowy przepis ustawy, wskazujący na brak konieczności uzyskania efektu zachęty na tego pracownika. Pozwoli to pracodawcy złożyć wniosek o dofinansowanie na niego za okres od dnia 5 lipca 2016 r.

Dofinansowanie a nieterminowe przekazywanie wynagrodzenia

Od 1 lipca 2016 r. pracodawca nie będzie mógł starać się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych za dany miesiąc w sytuacji, gdy wypłaci pracownikom wynagrodzenia po dniu złożenia wniosku o wypłatę dofinansowania.

Przykład

Jeżeli pracodawca złoży wniosek o dofinansowanie (Wn-D) 9 sierpnia 2016 r., a 10 sierpnia wypłaci pracownikom wynagrodzenie za pracę, refundacja pensji z PFRON-u nie będzie się pracodawcy należała.

Ujednolicenie terminu na przekazywanie zaliczek na ZFRON

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawców, którzy dysponują środkami zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (ZFRON), jest przekazywanie w odpowiednim terminie środków pochodzących ze zwolnień podatkowych na ten fundusz. Środki te powinny być przekazane na rachunek bankowy ZFRON-u w terminie siedmiu dni od dnia ich uzyskania. Jednakże w praktyce od wielu lat istnieje spór, co oznacza termin „uzyskanie" i jak liczyć siedmiodniowy termin na przekazanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jest to istotne, gdyż naruszenie tego terminu skutkuje dla przedsiębiorcy koniecznością zapłaty tzw. kary 30 proc. do PFRON-u. Od 1 lipca 2016 r. w zakresie definicji „uzyskania" środków nastąpi ujednolicenie przepisów prawa poprzez wskazanie, że dniem uzyskania środków pochodzących z zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych jest dzień wypłaty wynagrodzenia.

Przykład

Pracodawca prowadzący ZFRON wypłaca wynagrodzenie swoim pracownikom 10. dnia każdego miesiąca. Oznacza to, że na zakładowy fundusz powinien przekazywać środki z zaliczek na podatek dochodowy w terminie siedmiu dni od dnia ich uzyskania, czyli maksymalnie do 17. dnia każdego miesiąca. W przeciwnym wypadku będzie on narażony na zapłatę kary w wysokości 30 proc. kwoty nieterminowo przekazanej naZFRON.

Autor: Mateusz Brząkowski jest radcą prawnym, absolwentem prawa oraz stosunków międzynarodowych na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu, w latach 2010-2015 był doradcą prawnym POPON. Ukończył aplikację radcowską w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie.

Źródło: PERSONEL PLUS - Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych